Time Management: 5 metodi per combattere le inefficienze

Time management: fare la cosa giusta al momento giusto. Difficile quando si lavora in hotel. Soprattutto per l’albergatore, sia esso direttore o proprietario, quotidianamente travolto da una cascata di incombenze disparate e spesso time wasting. Esiste un metodo efficace per individuare priorità, deadline e percentuali di tempo da dedicare a ogni attività, con una distribuzione razionale nell’arco delle 24 ore?

Sì, anzitutto iniziando a “gestire camminando”, o come si dice oltreoceano, Managing by walking. In hotel quasi la metà del tempo va investito fuori dall’isolamento del proprio ufficio, per comunicare con i dipendenti e per ascoltare i clienti. Il top management alberghiero non deve entrare operativamente nel ciclo di produzione routinario, ma dedicare piuttosto un numero di ore adeguato alla creatività finalizzata alla vendita (marketing e promozione), senza distrazioni. Per un corretto time management deve inoltre saper delegare correttamente, così da liberare degli slot temporali per quegli imprevisti quotidiani che possono rivelarsi opportunità. Al contrario, i cosiddetti “ladri di tempo” vanno eliminati, o svolti con tempistiche fisse e a bassa intensità come basso è il valore aggiunto di tali operazioni; meglio quindi inserirle quando c’è stanchezza e scarsa attenzione, senza cedere al senso di colpa per i compiti non svolti né cadere nella trappola dell’urgenza che scaccia l’importanza.

Le principali aree di inefficienza in hotel

Le inefficienze in ambito alberghiero sono riconducibili essenzialmente a due ambiti:

• Il primo è la comunicazione interna inutile, ovvero non concreta e inefficace; lo sostiene Alessandro Garofalo, accreditato formatore nel campo dell’innovazione manageriale. “Così come si misura il tempo di preparazione di una pietanza o di rifacimento di una camera, va introdotto il concetto di misurabilità dell’intangibile. Bisogna calcolare quanto pesa sul fatturato comunicare male, sommando tutti gli incontri aziendali informali, normalmente circa il 50% degli scambi comunicazionali interni in un anno. Traducendo la somma in costo ore/uomo, si scopre che ammonta a circa il 30% dei costi operativi”.
• Il secondo vasto ambito di inefficienza che impedisce un buon time management è quello degli sprechi, il quale necessita di un approccio diverso rispetto a quello di riduzione dei costi: il vero obiettivo finale è infatti ciò che crea valore per l’ospite e non il suo contrario. Un tipico caso di disvalore per il cliente è l’attesa al check-in o le telefonate prolisse e inconcludenti, per le quali esistono soluzioni specifiche di ottimizzazione con azioni concrete e minime, attuabili nell’immediato. La riduzione del superfluo dà buoni risultati inoltre nella risoluzione delle pratiche di overbooking o di razionalizzazione delle materie prime, come la gestione delle scadenze degli alimenti a magazzino. “Si tratta ogni volta di un cambiamento da introdurre in azienda, serve convinzione e commitment, altrimenti il costo in termini di tempo e di ri-abitudine alle nuove procedure è ancora maggiore. Ma se la volontà c’è l’output è stravolgente, soprattutto in alberghi piccoli in cui la distanza tra proprietà e cliente è minore o nulla e dove saper cambiare significa saper rispondere alle esigenze in continuo mutamento dell’ospite” puntualizza Garofalo.

  

  La giornata tipo del top management: suddivisione del tempo per attività prioritarie

Il metodo Kaizen vale anche per gli alberghi

Un aiuto viene dal metodo Kaizen, disciplina nata in Toyota e oggi applicabile, non senza difficoltà, anche al settore dell’hospitality, come spiega l’Ing. Carlo Ratto di Kaizen Institute. “Il Kaizen è un riduttore di complessità, attraverso l’autoresponsabilizzazione e l’attivazione di una strategia a livello prima individuale e poi di gruppo. E’ un processo di miglioramento, che consente di passare da standard di servizio a standard di comportamento, aggirando la naturale resistenza al cambiamento di ognuno. Il famoso TWI – Training Within Industry.”Ridurre gli sprechi, soprattutto quelli che non si pensa di avere, permette di recuperare produttività e competitività, ottimizzando le tempistiche gradualmente. “Esistono tempi incomprimibili ma altri sui quali è possibile ‘vincere in centimetri’, e spesso ciò è più facile in strutture con una ridotta parcellizzazione del lavoro. Un cantiere Kaizen in albergo si concretizza con il metodo delle 5 S:

1. togliere tutto ciò che non serve,
2. mettere il rimanente in ordine (anche visivo – Visual Management) per un agevole utilizzo,
3. eliminare le fonti di sporcizia per non dover pulire,
4. mantenere il livello raggiunto con regole e standard,
5. migliorare continuamente con disciplina”.

Certamente il time management va anche commisurato al ritmo stesso della struttura, a sua volta determinato da tipo di ospitalità, dimensioni e location. Il cliente in effetti si aspetta una velocità, o una lentezza, di fruizione del servizio in base alla situazione spaziotemporale in cui si trova. L’armonia si raggiunge adattandosi quindi anche al ritmo del territorio.